Politique de confidentialité

(Version en vigueur à compter du 26/03/2025)

1. Préambule

Dans le cadre de son activité de comportementaliste animalier, Catherine GUILLO / Les Chapôtes, exerçant à 17 Route de la Foresterie – Lehon – 22100 DINAN, immatriculée sous le numéro SIRET [en cours], attache une importance particulière à la protection des données personnelles des personnes physiques avec lesquelles il ou elle est amené(e) à interagir dans le cadre de ses prestations (clients, prospects, partenaires, visiteurs du site internet, etc.).

Conformément au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) n° 2016/679 du 27 avril 2016, entré en vigueur le 25 mai 2018, ainsi qu’à la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, modifiée, le Prestataire s’engage à :

• Collecter uniquement les données strictement nécessaires à l’exercice de ses prestations professionnelles ;
• Informer les personnes concernées de manière claire et transparente sur la nature et l’usage de ces données ;
• Assurer la confidentialité, la sécurité et l’intégrité des données collectées ;
• Respecter les droits des personnes, notamment les droits d’accès, de rectification, d’opposition et d’effacement.

La présente Politique de Confidentialité a pour objet de :

• Détailler les données personnelles collectées dans le cadre des prestations et échanges ;
• Expliquer les finalités des traitements réalisés ;
• Informer les personnes concernées de leurs droits et des modalités pour les exercer ;
• Préciser les engagements du Prestataire en matière de sécurité et de transparence.

Cette politique est indépendante des Conditions Générales de Vente (CGV) ou de tout contrat signé avec le Prestataire. Elle s’applique à toute personne ayant une interaction directe ou indirecte avec le Prestataire, quel que soit le canal de communication utilisé (téléphone, e-mail, site internet, rendez-vous physique ou visioconférence, réseaux sociaux).

2. Identité du responsable de traitement

Le responsable du traitement, au sens du RGPD, est la personne physique ou morale qui détermine les finalités et les moyens du traitement des données à caractère personnel.

Dans le cadre de l’activité de comportementaliste animalier, le responsable du traitement est :

• Nom / Raison sociale : Catherine GUILLO
• Adresse professionnelle : 17 Route de la Foresterie – Lehon – 22100 DINAN,
• Adresse e-mail de contact : contact@leschapotes.fr
• Téléphone : 06 24 25 14 30

Le responsable de traitement est seul décisionnaire concernant la collecte, le traitement, la conservation et la suppression des données personnelles collectées dans le cadre de ses prestations.

3. Données personnelles collectées

Le Prestataire peut être amené à collecter et traiter différentes catégories de données personnelles, directement auprès des personnes concernées (clients, prospects, contacts), soit lors :

• de la prise de contact (par téléphone, e-mail, formulaire, réseaux sociaux) ;
• de la réservation ou réalisation de rendez-vous ;
• de l’envoi de documents (devis, contrats, factures) ;
• du suivi comportemental ou de la gestion administrative.

3.1 Données d’identification (clients et prospects)

• Nom et prénom
• Adresse postale complète (domicile ou lieu d’intervention)
• Adresse e-mail personnelle ou professionnelle
• Numéro de téléphone (fixe et/ou mobile)

Ces données sont utilisées pour identifier et communiquer avec les clients dans le cadre des échanges nécessaires à la réalisation de la prestation.

3.2 Données liées à l’animal accompagné

• Nom de l’animal

• Espèce, race, sexe, âge
• Comportements problématiques ou objectifs éducatifs exprimés
• Antécédents comportementaux ou médicaux (refuge, adoption, traumatismes, maladies, etc.)
• Habitudes de vie, environnement du foyer, interactions avec les humains et/ou congénères

Ces données sont indispensables pour permettre un accompagnement individualisé, une compréhension du contexte de vie de l’animal, et une analyse comportementale cohérente.

3.3 Données administratives et comptables

• Coordonnées de facturation
• Historique de commande / rendez-vous
• Mode de règlement utilisé (sans conservation des coordonnées bancaires)
• Devis signés, factures émises, correspondances contractuelles

Ces données sont conservées conformément aux obligations légales et fiscales imposées au Prestataire (durée minimale de conservation : 10 ans pour les pièces comptables).

3.4 Données non collectées

Le Prestataire ne collecte aucune donnée dite « sensible », à savoir :

• Données de santé (sauf mention facultative d’un trouble vétérinaire connu de l’animal) ;
• Opinions politiques, religieuses ou philosophiques ;
• Origines ethniques, raciales ou orientation sexuelle ;
• Numéros de sécurité sociale ou documents d’identité, sauf pour des raisons comptables ou juridiques dûment justifiées.

4. Finalités du traitement

Les données personnelles collectées par le Prestataire ont pour objet de permettre la réalisation des prestations demandées et de satisfaire aux obligations contractuelles, administratives et légales. Elles sont exclusivement utilisées pour les finalités suivantes :

• Planification et gestion des rendez-vous : organisation, modification ou annulation des séances, envoi de rappels ;
• Suivi comportemental individualisé de l’animal : élaboration d’un accompagnement personnalisé, prise en compte du mode de vie, des antécédents et des objectifs du client ;
• Élaboration de comptes-rendus ou bilans : lorsqu’ils sont prévus dans la prestation ou expressément demandés ;
• Gestion de la relation client : réponses aux questions, envoi d’informations pratiques, recommandations, suivi post-séance ;
• Établissement des documents contractuels et comptables : devis, contrats, factures, bons de commande, attestations ;
• Respect des obligations légales : archivage et tenue des pièces comptables et administratives, conformément à la réglementation fiscale et commerciale.

Aucune donnée n’est utilisée à des fins de prospection commerciale sans le consentement exprès, libre et éclairé du client. En cas de campagne d’information ou de communication, un consentement spécifique sera demandé.

5. Base légale du traitement

Conformément à l’article 6 du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD), les traitements réalisés reposent sur l’une ou plusieurs des bases légales suivantes :

• L’exécution du contrat ou de mesures précontractuelles prises à la demande de la personne concernée (article 6.1.b) : prise de contact, organisation de rendez-vous, réalisation de la prestation, facturation, etc. ;
• Le respect d’une obligation légale (article 6.1.c) : conservation des pièces comptables, obligation de fournir certaines informations en cas de contrôle, respect des délais légaux ;
• Le consentement libre, spécifique, éclairé et univoque du client (article 6.1.a), lorsque cela est nécessaire : par exemple, pour l’utilisation de photographies de l’animal à des fins de communication ou pour l’envoi d’une newsletter.

6. Durée de conservation des données

Les données collectées sont conservées pendant une durée limitée, strictement nécessaire aux finalités poursuivies. Cette durée varie selon la nature des données :

• Données de clients prospectifs : 3 ans à compter du dernier contact (demande de devis ou prise d’information non suivie de commande) ;
• Données des clients : 4 ans à compter de la dernière prestation, pour la gestion de la relation client et la preuve d’un droit ou d’un contrat ;
• Données comptables et fiscales (factures, devis, journaux de ventes, etc.) : 10 ans à compter de leur émission, conformément au Code de commerce et au Code général des impôts.

À l’issue de ces délais, les données sont soit supprimées, soit archivées de manière sécurisée avec accès restreint, soit anonymisées à des fins statistiques.

7. Destinataires des données

Les données personnelles sont exclusivement traitées par le Prestataire ou sous sa responsabilité. Elles ne sont ni vendues, ni échangées, ni communiquées à des tiers à des fins commerciales.

Elles peuvent toutefois être transmises, dans les strictes limites de ce qui est nécessaire :

• À un prestataire de services comptables, dans le cadre de la tenue de la comptabilité ;
• Aux plateformes techniques sécurisées utilisées pour la gestion des rendez-vous, la messagerie professionnelle, les téléconsultations ou la facturation (logiciels de gestion, cloud sécurisé, agenda en ligne, etc.).

Dans tous les cas, ces tiers sont soumis à une obligation de confidentialité contractuelle et s’engagent à respecter les normes du RGPD, notamment en matière de sécurité des données et de respect des droits des personnes concernées.

8. Sécurité des données

Le Prestataire met en œuvre des mesures techniques, logiques et organisationnelles proportionnées afin d’assurer la sécurité, l’intégrité, la disponibilité et la confidentialité des données personnelles traitées.

Ces mesures incluent, sans que cette liste soit limitative :

• L’utilisation de logiciels sécurisés (agenda, boîte mail, facturation) ;
• Le verrouillage par mot de passe fort des équipements et comptes utilisés pour accéder aux données ;
• Des procédures internes de gestion des accès aux données ;
• Le chiffrement ou la pseudonymisation des fichiers sensibles, si nécessaire ;
• Des sauvegardes régulières sur des supports protégés.

En cas de violation de données personnelles susceptible d’engendrer un risque pour les droits et libertés des personnes concernées, le Prestataire s’engage à en informer la CNIL et, le cas échéant, les personnes concernées dans les conditions prévues par les articles 33 et 34 du RGPD.

9. Vos droits

Conformément aux articles 15 à 22 du RGPD, chaque personne dont les données sont traitées dispose des droits suivants :

• Droit d’accès : obtenir une copie des données personnelles traitées ;
• Droit de rectification : corriger ou compléter des données inexactes ou incomplètes ;
• Droit à l’effacement (ou droit à l’oubli) : obtenir la suppression de ses données, sauf exceptions légales ;
• Droit à la limitation du traitement : restreindre temporairement l’usage des données dans certaines situations (litige, vérification, etc.) ;
• Droit à la portabilité : recevoir les données dans un format structuré, lisible, et les transmettre à un autre responsable de traitement ;
• Droit d’opposition : refuser certains traitements, notamment ceux basés sur l’intérêt légitime ou ceux à des fins de prospection.

Modalités d’exercice :

Ces droits peuvent être exercés gratuitement, à tout moment, par courrier ou e-mail, à l’adresse suivante :

• E-mail : [adresse e-mail professionnelle à compléter]
• Adresse postale : [adresse complète à compléter]

Une pièce d’identité valide pourra être demandée afin de vérifier l’identité du demandeur.

Le Prestataire s’engage à répondre dans un délai maximum de 30 jours à compter de la réception de la demande complète.

10. Réclamation auprès de la CNIL

Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, ou que vos données font l’objet d’un traitement non conforme à la réglementation, vous avez la possibilité d’introduire une réclamation auprès de l’autorité française compétente :

CNIL – Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés

3 Place de Fontenoy – TSA 80715
75334 Paris Cedex 07
Site internet : www.cnil.fr

11. Mise à jour de la politique de confidentialité

La présente Politique de Confidentialité est susceptible d’être modifiée à tout moment, notamment en cas d’évolution législative, réglementaire ou technologique.

La version applicable est celle en vigueur à la date de la prestation, ou celle communiquée au client au moment de la conclusion du contrat. Elle est disponible sur simple demande et, le cas échéant, publiée sur le site internet du Prestataire.

En cas de modification substantielle affectant vos droits ou les conditions de traitement, le Prestataire vous en informera directement par e-mail ou lors du prochain rendez-vous.